Erläuterung Gruppenruf

Bereits angelegte Gruppen können in einem Routing als Ziel hinterlegt werden. Bei einem Gruppenruf werden alle Nebenstellen, die dieser Gruppe zugeordnet wurden, entweder gleichzeitig oder sequenziell, also nacheinander angewählt.

Durch den Einsatz von Gruppenrufen in Ihren Routings können Sie vermeiden, dass Anrufe verpasst werden, wenn einzelne Mitarbeiter nicht erreichbar sind. Außerdem erleichtert es in vielen Fällen die Administration der Routings, da nicht jedes Ziel einzeln hinterlegt werden muss und Änderungen innerhalb der Gruppe mit wenigen Klicks erfolgen können.

Gruppenübersicht

Im Bereich “Rufnummern & Routings” > “Gruppenruf” finden Sie eine Übersicht aller bereits angelegten Gruppen. 

1. Für die Sortierung der Gruppen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
   – Gruppenname
   – Gruppen-ID
   – Kurzwahl
   – Mitgliederzahl
   – Kostenstelle
   
2. Sie können festlegen, ob die Sortierung auf- oder absteigend erfolgen soll.
   
3. Die Gruppen können entweder in einer Boxen- oder Tabellenansicht dargestellt werden.

Neue Gruppe anlegen

Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf “+ Neue Gruppe anlegen”.

1. Es kann eine frei definierbare Bezeichnung für die neue Gruppe eingegeben werden.
   
2. Bei Bedarf kann außerdem noch eine kurze Beschreibung hinzugefügt werden.
   
3. Es kann eine zuvor angelegte Kostenstelle ausgewählt werden. Gespräche können über diese Kostenstelle statistisch ausgewertet werden.
   
4. Vergeben Sie eine ein- bis vierstellige Kurzwahl für Ihre neue Rufgruppe.
   
5. Legen Sie fest, welches Anwahlverfahren Sie verwenden möchten (weitere Infos dazu finden Sie weiter unten unter “Anwahlverfahren”).
   
6. Wählen Sie aus, welche Nebenstellen Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Haben Sie sich im vorherigen Schritt für das sequenzielle Anwählen entschieden, können Sie außerdem noch Prioritäten für die einzelnen Nebenstellen festlegen (weitere Infos dazu finden Sie weiter unten unter “Anwahlverfahren”).

Anwahlverfahren

Gleichzeitiges / paralleles Anwählen

Alle Endgeräte dieser Gruppe werden gleichzeitig angesteuert. Sobald ein Mitglied der Gruppe den Anruf entgegennimmt, hört es bei allen anderen Gruppenmitgliedern auf zu klingeln.

Sequenzielles Anwählen (Ringschaltung / Round Robin)

Alle Endgeräte dieser Gruppe werden nacheinander angesteuert. Es können Prioritäten festgelegt werden, welche Mitarbeiter die Anrufe zuerst erhalten sollen. Haben mehrere Mitarbeiter die gleiche Priorität, klingelt es zuerst bei dem, der am längsten kein Gespräch hatte (Longest Idle).

1. Geben Sie an, nach welcher Klingelzeit der nächste Mitarbeiter aus der Gruppe angesteuert werden soll.
   
2. Nachdem Sie eine Nebenstelle ausgewählt haben und somit der Gruppe hinzugefügt haben, können Sie auf die kleine Zahl oben rechts klicken, um die Prioritäten in der Gruppe anzupassen. Je höher die Priorität, desto eher wird die jeweilige Nebenstelle angesteuert.